Notatki, przypisania i praca zespołowa

Ustal odpowiedzialność

Przypisanie rozmowy wskazuje osobę lub zespół odpowiedzialny za sprawę. Przed odpowiedzią sprawdź aktualnego opiekuna i historię. Samo otwarcie rozmowy nie oznacza jej przejęcia.

Wybierz jedną rozmowę testową. Przypisz ją sobie, dodaj etykietę opisującą temat i sprawdź, czy pojawia się we właściwym widoku. Nazwy etykiet powinny mówić o sprawie, a nie dublować status rozmowy.

Dodaj prywatną notatkę

Przełącz edytor z odpowiedzi na notatkę. Zapisz ustalenia, następny krok i osobę potrzebną do decyzji. Wzmianka może zwrócić uwagę współpracownika; sprawdź, czy ma dostęp do skrzynki. Przed wysłaniem kolejnej wiadomości upewnij się, że wróciłeś do właściwego trybu.

Przykład notatki: „Sprawdzono numer zamówienia TEST-42. Czekamy na potwierdzenie magazynu. Następny kontakt jutro rano”. Nie zapisuj danych płatniczych ani haseł.

Przekaż i zamknij sprawę

Zmień przypisanie na właściwy zespół i pozostaw krótkie podsumowanie. Odbiorca powinien widzieć powód przekazania bez ponownego pytania klienta. Sprawdź, czy testowa osoba faktycznie widzi rozmowę.

Po rozwiązaniu pytania wyślij publiczne potwierdzenie i zmień status. Ustal w zespole, kiedy używać odłożenia, a kiedy zamknięcia. Kontroluj sygnały równoczesnej pracy, aby dwie osoby nie wysłały sprzecznych odpowiedzi.

Kontrola rezultatu

Potwierdź, że notatka pozostała prywatna, klient otrzymał właściwą odpowiedź, a nowy opiekun ma dostęp. Zaawansowane role i zasady przydziału porównaj z uprawnieniami swojego planu.